[NEO連絡記録]を使って、スタッフとやり取りすることができます。
[NEO連絡記録]を利用するには、まず連絡記録の基本準備が必要です。
事前に連絡記録-運用開始に向けて準備するをご参照ください。
目次
1.マスタの登録
1-1.NEOとのやり取りで使用する件名区分を設定する
NEOを使ってスタッフと連絡を取るには、[管理]-[連絡記録入力]-[件名区分]を登録する必要があります。
以下の件名区分を設定します。
- スタッフがNEOから連絡をする際に使用する件名区分
- 内勤者がNEOに連絡を入れる際に使用する件名区分
[件名区分]は[マスタ]-[区分マスタ]で設定します。
[カテゴリ：連絡記録]、[区分：件名区分]を選択し、[区分NO]をブランクにします。
新規モードで[区分名]、[並び順]を入力します。
[公開対象]を設定します。
- [NEOから申請]：
スタッフが[NEO連絡記録]から連絡をする際に使用する区分に設定します。[NEO連絡記録]-[件名区分]に表示されます。 - [NEOに公開]：
[NEO連絡記録]に連絡内容を公開する際に使う区分に設定します。[連絡記録入力]を登録すると、[NEO連絡記録]に公開されます。
1-2.スタッフに連絡記録機能を公開する
[マスタ]-[スタッフ管理]-[スタッフマスタ]-[NEO]-[WEB使用：する]に設定すると、スタッフが[NEO連絡記録]を使用できるようになります。
2.自動メールの設定
スタッフが[NEO連絡記録]から申請した際に、内勤者に通知メールが届くよう設定を行います。
2-1.メールアカウントの登録をする
[管理]-[コミュニケーション]-[メール送受信]-[メールアカウント設定]で[SMTP(送信)]と[POP(受信)]の設定を行います。
詳細はメールアカウント設定をご参照ください。
※設定値が不明の場合は社内のシステム管理部門へお問い合わせください。
2-2.メールアカウントを送信元アカウント・送信先アカウントに設定する
[メールアカウント設定]で登録したアカウントを[マスタ]-[部門マスタ]-[その他]-[送信元アカウント]、[送信先アカウント]に設定します。
2-3.メールのテンプレート文を作成する
自動メールで使用する文面を、[管理]-[コミュニケーション]-[メール送受信]-[メールテンプレート]で事前に作成します。
以下[送信タイミング]の設定が必要です。
標準でテンプレートが登録されているため、そのまま使用できるか確認してください。
通知文を変更したい場合は修正を行ってください。
- 【NEO連絡記録】申請時：スタッフが[NEO連絡記録]の申請をしたとき、派遣元(雇用企業)に送信する自動メールです。
テンプレート文に置き換え文字を使用することで、スタッフ名など変動する情報も自動で差し込むことができます。