[NEO勤怠申請]を利用するにあたって、必要な事前設定について説明します。
目次
1.NEOで使用する出勤区分の設定
勤怠情報を管理する-運用開始に向けて準備するで追加登録した出勤区分がある場合、該当の出勤区分を[NEO勤怠申請]でも使用するか確認してください。
NEOでも使用したい場合は、サポートセンターにお問い合わせください。
2.出退勤以外の時間報告の設定
出勤・退勤の打刻に加えて、就業先への出発時間、到着時間などの時間報告をスタッフに申請させることができます。
[マスタ]-[名称マスタ]-[案件]-[時間報告(予定)]、[時間報告(実績)]を設定してください。
詳細は名称マスタをご参照ください。
3.就業時間以外の申請内容の設定
スタッフが勤怠申請を行う際、就業時間以外の内容も申請させることができます。
例) 移動で発生する交通費を精算のため申請させたい、移動経路を申請させたいなど
以下手順に沿って設定してください。
3-1.申請項目を登録する
[名称マスタ]に申請項目を登録します。
金額系の申請をさせたい場合は、[給与]-[支給項目]もしくは[控除項目]を登録します。
※[処理単位]が[日額]の項目のみ、NEOから申請させることができます。
数字以外の文字を申請させたい場合は、[勤怠]-[申請備考]を登録します。
3-2.NEOの表示設定をする
[マスタ]-[詳細]-[シフト照会表示パターンマスタ]にて、[NEO勤怠申請]に表示させたい項目を設定します。
対象項目の[NEO表示]、[NEO申請]にチェックを入れて[登録(F2)]してください。
3-3.シフト照会表示パターンを案件にセットする
[シフト照会表示パターンマスタ]で登録したパターンを、[案件入力]-[NEO]-[勤怠]-[シフト照会表示パターン]に設定します。
これで、[NEO勤怠申請]に申請項目が表示されるようになります。
4.権限の検討、設定
勤怠申請に関する操作を行う内勤者に対して、適切な権限を検討し、付与します。
[マスタ]-[権限マスタ]-[権限マスタ(操作)]-[カテゴリ名：勤怠入力]の権限を付与する内勤者を検討してください。
権限の設定方法は、権限を設定するをご参照ください。
5.自動メールの設定
スタッフが[NEO勤怠申請]から申請した際に、内勤者に通知メールが届くように設定します。
5-1.メールアカウントの登録をする
[管理]-[コミュニケーション]-[メール送受信]-[メールアカウント設定]で、[SMTP(送信)]と[POP(受信)]の設定を行います。
詳細はメールアカウント設定をご参照ください。
※設定値が不明な場合は、社内のシステム管理部門へお問い合わせください。
5-2.メールアカウントを送信元アカウント・送信先アカウントに設定する
[メールアカウント設定]で登録したアカウントを、[部門マスタ]-[その他]-[送信元アカウント]、[送信先アカウント]に設定します。
5-3.メールのテンプレート文を作成する
自動メールで使用する文面を、[管理]-[コミュニケーション]-[メール送受信]-[メールテンプレート]で事前に作成します。
以下[送信タイミング]の設定が必要です。
標準でテンプレートが登録されているため、そのまま使用できるか確認してください。
通知文を変更したい場合は修正を行ってください。
- 【NEO勤怠申請】時間報告4～6：
スタッフが[NEO勤怠申請]で時間報告の打刻をしたとき、派遣元(雇用企業)に送信する自動メールです。
- 【NEO勤怠】出勤区分(○○)：
スタッフが[NEO勤怠申請]で休みや残業などの申請をしたとき、派遣元(雇用企業)に送信する自動メールです。
テンプレート文に置き換え文字を使用することで、スタッフ名など変動する情報も自動で差し込むことができます。
6.勤怠申請機能の公開
スタッフが[NEO勤怠申請]を使用できるようにするための設定をします。
[マスタ]-[スタッフ管理]-[スタッフマスタ]-[NEO]で、以下の設定を行ってください。
■NEO勤怠申請の公開設定
- [WEB使用]：[する]に設定します。
- [WEB]-[シフト照会]、[勤怠申請]：[する]に設定します。
■出退勤打刻の設定
出勤、退勤の打刻についての設定をします。
- [勤怠打刻]：スタッフに出退勤の打刻をさせたい場合は、[する]にします。これで、NEOに打刻ボタンが表示されるようになります。
- [勤怠時間手入力]：申請時間を直接入力して申請する場合は「する」にします。
■時間報告の設定
出退勤以外の時間報告の設定をします。
- [時間報告]：出退勤以外の時間報告の設定をした場合は、[する]に設定します。
- [時間報告打刻]：[する]にします。これで、NEOに打刻ボタンが表示されるようになります。
- [勤怠時間手入力]：スタッフが誤った打刻をしたときに、申請時間を修正することができるようにする場合は、[する]にします。
設定が完了すると、スタッフは[NEO勤怠申請]を行えるようになります。
対象となるスタッフが複数いる場合は、[スタッフマスタのインポート]から一括変更が可能です。